| |
САМОСТОЯТЕЛЬНЫМ РАЗРАБОТЧИКАМ
- Как начать разработку системы менеджмента собственными силами?
Разработка системы менеджмента весьма длительный и трудоемкий процесс. Для понимания возможностей самостоятельной подготовки и получения искомого результата необходимо выполнить все этапы разработки системы менеджмента. Приступая к разработке системы менеджмента, следует установить статус работ, ожидаемые выходные параметры, необходимые ресурсы и сроки работ.
Статус работы
Успех мероприятия определяется его статусом в компании. Разработка системы менеджмента, затрагивающая все аспекты деятельности компании, заслуживает оценочной категории: «Проект высокой важности». Высокий статус проекта позволит привлекать к работам специалистов всех уровней и исключить сомнения персонала в необходимости отвлечений на разработку элементов системы менеджмента.
Параметры системы менеджмента
Система менеджмента должна соответствовать принятым критериям оценки – стандартам, уста-навливающим требования к системам.
Продукты и структурные элементы организации, как правило, только частично охватываются системой менеджмента. Конкретизация продуктов или услуг, а так же распространение системы менеджмента на организационные единицы компании закладывается в ее об-ласть применения. Областью применения системы менеджмента очерчиваются ее границы и вычленяются укрупненные объемы проекта.
Для вычисления трудоемкости решения задачи и функциональной пригодности системы менеджмента следует задаться подробностью описания ее элементов, т.е. определить до какой степени детализации доходить при документальном представлении деятельности.
Необходимые ресурсы и сроки
При самостоятельной разработке финансовая часть ресурсов скрывается в общих затратах на персонал. Поэтому следует:
- выделить временные затраты персонала на разработку системы менеджмента, включенные в их повседневный график работ
- установить рабочую группу проекта и назначить руководителя
- провести подробное планирование хода проекта с конкретизацией исполнителей и сроков на каждый этап работ
- исходя из расчетов, директивно установить срок окончания проекта по разработке системы менеджмента
После выполнения вышеописанных действий следует приступить к непосредственной реализации проекта, соблюдая порядок работ и используя общедоступные методики.
- Методические материалы для разработки систем менеджмента
Базовым документом для подготовки системы менеджмента является стандарт, выбранный в качестве критерия.
В тоже время для отдельных элементов полезно воспользоваться рядом методик, изложенных в специальной литературе:
- Стратегический менеджмент
- Виханский О.С. Стратегическое управление
- Гольдштейн Г.Я. Стратегический инновационный менеджмент
- Зуб А.Т. Стратегический менеджмент: Теория и практика
- Процессный подход
- Оптнер С. Системный анализ для решения деловых и промышленных проблем
- Бьёрн Андерсен Бизнес процессы. Инструменты совершенствования
- Репин В.В., Елиферов В.Г. Профессиональный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов
- Менеджмент процессов
- Дж. Харрингтон Совершенство управления процессами
- Й. Беккер, Л. Вилков, В. Таратухин, М. Кугелер, М. Роземанн Менеджмент процессов
- Аудиты систем менеджмента
- ИСО 19011:2002 Рекомендации по аудиту систем менеджмента качества и охраны окружающей среды
- С.В. Пономарев, С.В. Мищенко, В.Я. Белобрагин Управление качеством продукции. Инструменты и методы менеджмента качества
- Трифонова Т.А., Селиванова Н.В., Ильина М.Е Экологический менеджмент
- Кузнецов А.П. Методика внутреннего аудита системы управления качеством// Управление компанией
- Анализ систем менеджмента
- П.Ф. Друкер Задачи менеджмента в XXI веке
- Степанов С.А, Щербаков А.Ю., Ященко В.В. Системы менеджмента качества
- Кане М.М., Иванов Б.В., Корешков В.Н., Схиртладзе А.Г. Системы, методы и инструменты менеджмента качества
- Лебединец В.А. Оценка процессов системы менеджмента качества
- Документирование деятельности
- Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности
- Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности (делопроизводство)
- Филинова И.М. Документирование управленческой деятельности: Практикум. Учебное пособие для студентов вузов
- ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила по-строения, изложения, оформления и обозначения
- ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
При разработке систем менеджмента специальных областей, таких как экология, социальная ответственность, гигиена и охрана труда, фармакология, медицина и т.д., следует опираться на нормативную и законодательную базы, регулирующие данную деятельность.
- Обучение и тренинги по системам менеджмента
Подготовка системы менеджмента требует выработки единых терминов и понятий в границах компании с органическим сочетанием с принятой терминологией внешних источников и документов определяющих требования.
Для унификации понятийного аппарата и выработки единых подходов к созданию элементов системы необходимо на семинарах и совещаниях договориться о них. Следует провести разъяснения и обучить персонал приемам и методам разработки систем менеджмента и документирования ее элементов, а так же проверке, контролю и основам анализа деятельности. В зависимости от количества персонала, попавшего в область применения системы менеджмента, руководителям проекта следует организовать обучение и тренинги персонала в следующих областях знаний:
- Понятия и основные положения системы менеджмента
- Процессный подход и управление процессами
- Разработка документации
- Специальные требования к процессам жизненного цикла продукции и их отражение в системе менеджмента
- Требования к мониторингу и контролю элементов системы менеджмента
- Порядок внесения изменений и корректировок деятельности
- Основы анализа системы менеджмента
Достигнув понимания основ построения системы менеджмента у подавляющего количества персонала можно гарантировать успешное выполнение проекта.
- Документы систем менеджмента
Документирование системы менеджмента является необходимым условием ее существования и может варьироваться по характеру и объему, в зависимости от вида деятельности организации, размера, сложности и взаимодействия процессов, компетентности персонала и установленных требований.
Подлежат документированию элементы, составляющие любую систему менеджмента. Примерный перечень документов представлен ни-же.
Общесистемные документы
- Политика в области менеджмента
- Цели в области менеджмента
- Руководство по менеджменту организации
- Управление документацией системы менеджмента
- Управление записями системы менеджмента
- Внутренние проверки системы менеджмента
- Управление несоответствиями системы менеджмента
- Корректирующие действия системы менеджмента
- Предупреждающие действия системы менеджмента
- Мониторинг и измерение процессов системы менеджмента
- Анализ системы менеджмента со стороны руководства
Процедуры системы менеджмента
- Стандарты на процессы и отдельные виды деятельности
- Положения о подразделениях
- Должностные инструкции
- Операционные инструкции
- Специальные инструкции
Записи системы менеджмента
Записи – специальный вид документации, фиксирующий результаты выполнения требований, к ним относятся в т.ч.:
- анализ системы менеджмента
- данные об образовании, подготовке, навыках персонала
- свидетельства соответствия процессов жизненного цикла продукции и произведенной продукции установленным требованиям
- результаты анализа, относящиеся к качеству продукции
- данные процесса проектирования и разработки
- результаты оценки поставщиков
- претензии потребителей
- регистрация метрологической базы
- результаты калибровки и поверки устройств для мониторинга и измерений
- планирование и проведение внутренних аудитов
- результаты предпринятых корректирующих и предупреждающих действий
Специальные записи
- идентифицированные экологические аспекты
- идентифицированные риски
- результаты выполнения планов и программ и т.д.
- Информационная составляющая системы менеджмента
Функциональность системы менеджмента компании базируется на надежных информационных каналах, обеспечивающих достоверную и полную трансляцию данных заинтересованной стороне. При разработке системы менеджмента необходимо обозначить и придать леги-тимность инструментам и методам передачи информационных потоков:
Задание «входов» (директивы, требования, нормативы)
- Совещания и личное общение
- Рассылка документов курьерами
- Рассылка документов по электронной почте
- Выпуск и распространение информационных бюллетеней
- Выпуск и распространение печатных изданий
- Корпоративный сайт и т.д.
Получение «выходов» (отчетность)
- Отчеты по операциям
- Отчеты по плановым событиям
- Отчеты по мероприятиям и т.д.
«Отклик» системы на воздействия
- Опросы
- Предложения
- Заявления
- Служебные записки
- Объяснительные записки и т.д.
- Программные продукты для разработки и актуализации систем менеджмента
Система менеджмента, являясь сложной многокомпонентной конструкцией, упорядочивающей деятельность организации, одновременно принадлежит к объектам управления, подлежащих актуализации и приведению в соответствие с требованиями внешних и внутренних обстоятельств. Множественность связей и взаимодействий элементов системы менеджмента, как правило, прослеживаются специалистами, к профессиональной компетенции которых это отнесено. Однако, даже высоким профессионалам, все труднее анализировать взаимодействия элементов системы и сопряженных документов с быстрым и положительным результатом. Большого количества ошибок и затрат временных и человеческих ресурсов на разработку и актуализацию системы можно избежать используя адаптированные программные продукты. Следует отметить функциональные границы программ, распространяющиеся только на описание процессов и создание нормативной базы компании. Данные программы являются базисом для последующего выстраивания IT – архитектуры компании и внедрения модулей электронного документооборота, операционных и учетных приложений и т.д.
- Самостоятельная оценка системы менеджмента
Оценку разработанной системы менеджмента следует проводить в соответствии с правилами установленными стандартом ИСО 19011. Однако сложность заключается в достижении непредвзятости оценки деятельности компании как единой системы. Объективное рас-смотрение собственной деятельности представителями компании может принято условно при проверке деятельности, не входящих в функциональную сферу аудитора. Реальная оценка системы менеджмента относится к компетенции независимых аудиторов. Однако правильно разработанные программы аудитов и последующий анализ результатов отдельных элементов организации позволяют вынести заключение о пригодности и работоспособности системы менеджмента.
|
|
